Piszesz projekt

Realizacja projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) 2007 – 2013 daje szansę na wzrost zatrudnienia, wspiera aktywność zawodową oraz wpływa na rozwój potencjału pracowników i przedsiębiorstw. Znając możliwości Programu możemy przystąpić do tworzenia wniosku o dofinansowanie projektu.

Od pomysłu do projektu

Przystępując do pisania wniosku o dofinansowanie, należy dokładnie przemyśleć, co ma być jego przedmiotem i czy dane przedsięwzięcie jest zgodne z zapisami Szczegółowego Opisu Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 – 2013 oraz dokumentacją konkursową, w odpowiedzi na którą składamy wniosek (dokumenty dostępne na stronie www.pokl.up.podlasie.pl). Wnioskodawcy powinni również posiadać jasno sprecyzowany cel przedsięwzięcia, który będzie zgodny z celami PO KL oraz konkretnego działania / poddziałania, w ramach którego planują aplikować o środki.

Ogłoszenie konkursu

Nabór wniosków w ramach PO KL może mieć charakter konkursu otwartego lub konkursu zamkniętego. W konkursie otwartym nabór wniosków i ich ocena prowadzone są w sposób ciągły do zamknięcia konkursu uzasadnionego odpowiednia decyzją Instytucji Ogłaszającej Konkurs (IOK), np. z powodu wyczerpania określonego limitu środków. Konkurs zamknięty ma określone daty otwarcia oraz daty zamknięcia naboru wniosków, tj. okres, w którym będą przyjmowane wnioski.
Zarówno w przypadku konkursu otwartego jak i zamkniętego, w dniu ogłoszenia konkursu pojawia się ogłoszenie w prasie oraz na stronie internetowej www.pokl.up.podlasie.pl, na której również znajduje się dokumentacja konkursowa oraz wzory załączników.
Projekty składa się w wersji papierowej i elektronicznej. Wersja papierowa to dwa egzemplarze wniosku (oryginał oraz kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem albo 2 oryginały). Przez wersję elektroniczną rozumie się plik XML utworzony za pomocą Generatora Wniosków Aplikacyjnych, zgrany na nośnik CD lub DVD. Płyta z wersją elektroniczną wniosku powinna być opatrzona opisem zawierającym: numer konkursu, nazwę Wnioskodawcy, tytuł projektu i sumę kontrolną wniosku (opis musi znajdować się bezpośrednio na płycie).  Dwa egzemplarze składanego wniosku wraz z wymaganymi załącznikami powinny być trwale spięte (2 wersje papierowe i elektroniczna).
Przygotowane zgodnie ze wskazówkami zamieszczonymi w dokumentacji konkursowej projekty przyjmowane są w Punkcie Przyjęć Wniosków Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku.

W oczekiwaniu na wyniki

Wszystkie projekty przechodzą przez dwa etapy oceny: formalną i merytoryczną.
Ocena formalna przeprowadzana jest przy pomocy Karty oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL, w ramach której m. in. sprawdzane jest czy:
•  wniosek złożono w terminie wskazanym przez instytucję prowadzącą nabór projektów,
•  wniosek stanowi odpowiedź na konkurs,
•  został złożony we właściwej instytucji,
•  czy jest kompletny i został sporządzony i złożony zgodnie z obowiązującą instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie i właściwą dokumentacją konkursową,
•    czy roczny obrót projektodawcy i partnerów (o ile budżet projektu uwzględnia wydatki partnera) jest równy lub wyższy od rocznych wydatków w projekcie?
Istnieją pewne uchybienia formalne, które można jednorazowo skorygować lub uzupełnić, nie powodując przy tym zmiany sumy kontrolnej wniosku. Odrzucane natomiast są m. in. projekty, w których za grupę docelową przyjęto mieszkańców innego województwa niż podlaskie, realizacja projektu przekracza okres wskazany w planie działania / dokumentacji konkursowej czy też projekt nie spełnia kryterium wartości finansowej projektu. Kryteria formalne nie są punktowane, ocenia się je na zasadzie spełnia / nie spełnia.
IOK dokonuje oceny formalnej wniosków w terminie 14 dni roboczych od daty złożenia wniosku (w przypadku konkursów otwartych) lub od daty końcowego terminu przyjmowania wniosków (w przypadku konkursów zamkniętych). O jej wynikach wnioskodawcy są informowani pisemnie, a lista projektów, które pozytywnie przeszły ocenę formalną jest publikowana na stronie internetowej WUP.
Jeśli wniosek został pozytywnie oceniony formalnie jest kierowany do oceny merytorycznej. Oceny tej dokonuje powołana w tym celu Komisja Oceny Projektów (KOP). Każdy projekt jest oceniany przez dwóch losowo wybranych członków KOP. Z dwóch niezależnych od siebie ocen (ogólnych oraz w poszczególnych pozycjach) wyciągnięte zostają średnie, które stanowią ostateczną ocenę projektu. Maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów wynosi 100 (w przypadku spełnienia przez Wnioskodawcę kryterium strategicznego, jeśli jest przewidziane, możliwe jest uzyskanie ponad 100 punktów). Wyniki oceny merytorycznej pozwalają na uszeregowanie na liście rankingowej wniosków w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów.
Ocena merytoryczna trwa, w zależności od ilości wniosków ocenianych na danym posiedzeniu KOP, od 20 do 60 dni. O tym, jaki wynik uzyskał dany projekt, wnioskodawca informowany jest pisemnie. Na stronie internetowej WUP w Białymstoku jest również publikowana lista rankingowa projektów, które zostały pozytywnie zweryfikowane pod względem merytorycznym.

Negocjacje

Wniosek może zostać skierowany do negocjacji przez oceniających na etapie oceny merytorycznej. Negocjacje mogą dotyczyć zarówno zakresu merytorycznego, jak i budżetu projektu, w tym wysokości kwoty dofinansowania. Negocjacje należy podjąć w terminie 5 dni od otrzymania pisma informującego o tym przypadku i muszą zostać zakończone w ciągu 20 dni od dnia rozpoczęcia negocjacji.
Warto wiedzieć, że kwota środków przeznaczonych na dofinansowanie projektów w ramach danego konkursu zawiera 5% rezerwę na negocjacje.

Procedura odwoławcza

Zdarza się, że wnioskodawcy nie są zadowoleni z wyników oceny projektu. W tym wypadku przewidziano trzy możliwości, dzięki którym istnieje możliwość odwołania się od decyzji Instytucji Ogłaszającej Konkurs. Są nimi: protest, odwołanie oraz skarga.
Protest to nic innego, jak pisemne wystąpienie podmiotu wnioskującego o dofinansowanie projektu do Wojewódzkiego Urzędu Pracy o ponowne sprawdzenie zgodności złożonego wniosku z kryteriami wyboru projektów. Protest może dotyczyć każdej fazy oceny projektu, a więc zarówno formalnej jak i merytorycznej, a także sposobu dokonania oceny. Protest podlega rozpatrzeniu w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia jego otrzymania przez właściwą instytucję (data wpływu). Jeśli jego wynik jest negatywny, Wnioskodawca może wystąpić, tym razem do Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, z pisemnym odwołaniem. Odwołanie podlega rozpatrzeniu w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia jego otrzymania przez właściwą instytucję.  
W przypadku wyczerpania środków odwoławczych przewidzianych w Systemie Realizacji PO KL, czyli protestu oraz odwołania i po otrzymaniu informacji o negatywnym rozstrzygnięciu procedury odwoławczej Wnioskodawcy przysługuje skarga wnoszona bezpośrednio do właściwego sądu administracyjnego. Skarga podlega opłacie sądowej.
Na procedurę odwoławczą w ramach ogłaszanych konkursów zarezerwowana jest 5% rezerwa finansowa.

Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu

Jeśli wnioskodawca otrzymał pismo informujące go o możliwości przyjęcia wniosku do realizacji lub z pozytywnym dla siebie skutkiem zakończył negocjacje z WUP, składa wymagane dokumenty (załączniki) do umowy o dofinansowanie oraz wnosi zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy. Jeśli Beneficjent (Wnioskodawca) przedłoży wymienione dokumenty nic nie stoi na przeszkodzie aby zawrzeć umowę o dofinansowanie projektu.


Czerwiec 2011r.